‘Software as a Service’ (SaaS) — Versie 6.2, juni 2026. In deze algemene leveringsvoorwaarden leggen wij duidelijk uit wat u van onze software en diensten mag verwachten, welke spelregels er gelden voor het gebruik en hoe de financiële afspraken in elkaar steken.
De afspraken in dit eerste deel gelden voor iedereen die gebruikmaakt van de software, platformen of aanvullende diensten van Adapting.
2.1Deze voorwaarden gelden voor al onze aanbiedingen, prijsopgaven, overeenkomsten en eventuele bijbestellingen van extra modules of begeleidingsdiensten.
2.2Uw eigen inkoopvoorwaarden of andere algemene voorwaarden wijzen wij uitdrukkelijk van de hand.
2.3Wij mogen deze voorwaarden eenzijdig wijzigen. Dit laten we u minimaal twee (2) maanden van tevoren schriftelijk weten. Bent u het er echt niet mee eens? Dan mag u de overeenkomst opzeggen tegen de dag dat de nieuwe voorwaarden ingaan. Als u binnen vijftien (15) dagen na onze melding geen bezwaar maakt, gaan we ervan uit dat u akkoord bent.
3.1Zodra de overeenkomst ingaat, krijgt u een niet-exclusief recht om onze software te gebruiken voor uw interne bedrijfsvoering. Dit betekent dat uw medewerkers de software gebruiken ten behoeve van uw eigen klanten of bezoekers.
3.2Het is u niet toegestaan om dit recht over te dragen aan derden of de software te gebruiken voor een andere organisatie.
3.3Alle intellectuele eigendomsrechten (zoals auteursrechten en merkrechten) op onze software, documentatie en supportpagina’s blijven voor de volle 100% eigendom van Adapting. U mag geen logo’s, merkaanduidingen of auteursrechtvermeldingen verwijderen of onherkenbaar maken.
3.4Wij beveiligen onze software met technische voorzieningen. U mag deze beveiligingen nooit omzeilen of weghalen. Wij mogen via een onafhankelijke deskundige controleren of u zich aan de gebruiksregels houdt, mits dit uw dagelijkse werk niet onredelijk verstoort.
4.1U bent zelf verantwoordelijk voor de apparatuur, software, internetverbindingen en instellingen die nodig zijn om onze software goed te kunnen gebruiken (de Systeemeisen).
4.2U moet uw eigen systemen goed beschermen tegen virussen en computercriminaliteit. Ook bent u verantwoordelijk voor het geheimhouden van uw inloggegevens. Alles wat er gebeurt onder uw inloggegevens, is voor uw eigen rekening en risico.
4.3Fair Use Policy: wij willen dat al onze klanten een snelle en stabiele ervaring hebben. Daarom mag uw datatransport en de hoeveelheid opgeslagen informatie niet extreem afwijken van wat gemiddeld is. Wijkt uw verbruik buitensporig af? Dan nemen we contact op om speciale afspraken te maken. Komen we er samen niet uit, dan mogen we uw gebruik tijdelijk beperken.
5.1Als u persoonsgegevens invoert in onze software, bent u volgens de AVG de ‘Verwerkingsverantwoordelijke’. Adapting is in dat geval de ‘Verwerker’. Wij verwerken deze gegevens uitsluitend in uw opdracht en volgens uw instructies. U zorgt ervoor dat de gegevens rechtmatig zijn verzameld en vrijwaart ons voor claims van derden.
5.2U blijft te allen tijde de eigenaar van uw eigen klantdata. Wij mogen gebruiks- en transactiegegevens wel anoniem aggregeren om statistieken te verzamelen, trends te analyseren en onze producten te verbeteren. Deze geanonimiseerde analytische gegevens zijn en blijven ons eigendom.
5.3Google-gegevens: als u onze software expliciet koppelt aan uw Google Agenda (bijvoorbeeld via de scope calendar.events), gebruiken en bewaren wij die data uitsluitend voor de afsprakenplanner. Deze data worden nooit voor advertenties gebruikt, niet met derden gedeeld en menselijke inzage is strikt beperkt tot noodzakelijk technisch onderhoud.
5.4Wij verplichten ons tot absolute geheimhouding van uw Vertrouwelijke Informatie. Al onze medewerkers hebben een strikte geheimhoudingsplicht.
6.1Software is mensenwerk. Adapting streeft naar een optimale beschikbaarheid, maar sluit aansprakelijkheid voor schade door tijdelijke downtime, storingen in internetverbindingen, netwerken of telecommunicatielijnen volledig uit.
6.2Mocht er sprake zijn van een aantoonbare, toerekenbare tekortkoming aan onze zijde, dan is onze aansprakelijkheid voor directe materiële zaakschade (zoals fysieke schade aan apparatuur of programmatuur) beperkt tot een bedrag van maximaal € 50.000 per gebeurtenis. Een samenhangende reeks gebeurtenissen telt als één gebeurtenis.
6.3Wij zijn nimmer aansprakelijk voor indirecte schade of gevolgschade. Dit betekent dat u geen aanspraak kunt maken op vergoeding van gederfde winst, gemiste besparingen, verminderde goodwill, schade door bedrijfsstagnatie, of schade door de verminking of het verlies van uw (klant)data.
6.4Mocht u om een andere reden recht op een schadevergoeding hebben en kunnen wij ons wettelijk niet beroepen op de uitsluitingen, dan is onze totale aansprakelijkheid beperkt tot 50% van het bedrag dat u in de zes (6) maanden voorafgaand aan het verzuim daadwerkelijk aan ons heeft betaald (minus crediteringen). Is dat juridisch niet haalbaar? Dan geldt een absolute bovengrens van € 10.000.
6.5Om aanspraak te kunnen maken op schadevergoeding moet u ons altijd eerst schriftelijk en gedetailleerd in gebreke stellen, waarbij u ons een redelijke hersteltermijn van minimaal dertig (30) dagen geeft. Ieder recht op schadevergoeding vervalt definitief 24 maanden na het ontstaan van de vordering.
7.1Al onze genoemde prijzen en tarieven zijn exclusief BTW.
7.2Betaalt u niet binnen de afgesproken termijn? Dan bent u direct in verzuim, zonder dat wij u eerst een herinnering of ingebrekestelling hoeven te sturen. U bent vanaf dat moment een contractuele rente verschuldigd van 1,5% per maand (of een gedeelte van een maand) over het openstaande bedrag.
7.3Als wij incassomaatregelen moeten nemen om uw betaling te innen, komen alle gerechtelijke en buitengerechtelijke kosten volledig voor uw rekening. De buitengerechtelijke incassokosten bedragen wettelijk vastgesteld ten minste 15% van de hoofdsom.
8.1Om onze software continu te kunnen doorontwikkelen, mogen wij onze tarieven en periodieke vergoedingen jaarlijks per 1 januari indexeren. Deze indexatie baseren wij op de consumentenprijsindex (CPI) van het CBS.
8.2Voor de tarieven van het Notarieel Cliëntenportaal geldt bovendien een harde contractuele afspraak: die indexatie bedraagt hier maximaal 3% per jaar.
8.3Wij kondigen een tariefindexatie of prijswijziging altijd minimaal 60 dagen van tevoren schriftelijk of via het softwaredashboard aan. Overschrijdt de prijsstijging de stijging van het CBS-indexcijfer (of de contractuele 3%-grens bij het portaal)? Dan heeft u het recht om de overeenkomst schriftelijk op te zeggen tegen de dag dat de prijsverhoging ingaat. Als u niet binnen één maand na de aankondiging opzegt, gaat u automatisch akkoord met het nieuwe tarief.
9.1Soms is er sprake van overmacht (zoals overheidsmaatregelen, extreme weersomstandigheden, grootschalige internet- of stroomstoringen, of toeleveranciers die hun afspraken niet nakomen). Duurt een overmachtsituatie langer dan dertig (30) dagen? Dan mogen zowel u als wij de overeenkomst per direct schriftelijk beëindigen, zonder dat er over en weer schadevergoeding verschuldigd is.
9.2Op al onze overeenkomsten en deze voorwaarden is uitsluitend het Nederlands recht van toepassing.
9.3Als we er na een goed gesprek echt niet samen uitkomen, leggen we het geschil uitsluitend voor aan de bevoegde rechter te Utrecht.
De afspraken in dit deel gelden aanvullend als u gebruikmaakt van de zelfstandige workflowsoftware AdaptingLegal.
10.1AdaptingLegal kent drie pakketdefinities: SMALL, MEDIUM en LARGE. Elk pakket heeft zijn eigen basistarief, inbegrepen modules en vaste drempelwaarden.
10.2Uw verbruik wordt maandelijks getoetst aan de hand van drie ‘Drivers’: (1) het aantal gebruikte Standaard Workflow Templates, (2) het aantal Actieve Gebruikers, en (3) het aantal Workflow Interacties (unieke sessies aangeroepen door bezoekers).
10.3Een Actieve Gebruiker is een medewerker die in een kalenderjaar is ingevoerd of geactiveerd. Als u een gebruiker halverwege het jaar archiveert, telt deze voor dat specifieke kalenderjaar nog steeds mee als één actieve gebruiker.
10.4Verbruikt u in een maand meer dan de drempelwaarde van uw pakket? Dan berekenen we dit aan het begin van de nieuwe maand op basis van nacalculatie aan u door.
11.1Een overeenkomst voor AdaptingLegal wordt aangegaan voor een minimale looptijd van één (1) kalenderjaar. U kunt bij het afsluiten kiezen voor een eenmalige jaarbetaling vooraf of voor een maandelijkse termijnbetaling gedurende de looptijd.
11.2Na het eerste jaar wordt de overeenkomst telkens automatisch verlengd met een opvolgende termijn van één (1) kalenderjaar. Wilt u het contract beëindigen of uw pakket wijzigen? Dan dient u dit uiterlijk twee (2) kalendermaanden voor het einde van de lopende termijn te doen via de Contract & Billing Tab in de software.
11.3Na de einddatum stopt uw toegang tot de software. U krijgt na afloop van de contracttermijn nog precies dertig (30) dagen de tijd om uw klantdata zelfstandig te downloaden. Na deze periode sluiten we de database en worden al uw gegevens definitief en onomkeerbaar van onze servers verwijderd.
12.1Gedurende de looptijd heeft u recht op support. Dit houdt in dat u onze online documentatie kunt raadplegen en 24 uur per dag elektronisch vragen kunt indienen bij onze helpdesk via de Service Site.
12.2Om de helpdesk efficiënt te laten werken, mag support alleen worden aangevraagd door uw eigen aangewezen applicatiebeheerder, nadat deze eerst zelf de documentatie heeft gecontroleerd.
12.3Onze basissupport dekt geen structureel inrichtingswerk (zoals het ontwerpen van lay-outs, rollen- en rechtenschema’s of koppelingen met externe databases van derden). Wilt u dat wij u persoonlijk op maat begeleiden bij het inrichten van een nieuwe workflowomgeving? Dan brengen wij hiervoor een vast tarief van € 500,- per ingerichte tenant in rekening.
13.1Voor de periodieke kosten van AdaptingLegal geeft u ons een machtiging voor automatische incasso. Voor facturen op basis van nacalculatie (extra verbruik) of inrichtingskosten geldt een betalingstermijn van 30 dagen na factuurdatum.
13.2Indien een automatische incasso mislukt of zonder geldige reden wordt ingetrokken, hanteren wij een strakke, klantvriendelijke procedure om u te waarschuwen:
13.3Een geblokkeerde omgeving kan binnen twee (2) maanden na de blokkade weer worden gereactiveerd, zodra alle openstaande facturen en een extra reactivatievergoeding volledig zijn voldaan.
De afspraken in dit deel gelden aanvullend als u als notariskantoor gebruikmaakt van het Notarieel Cliëntenportaal.
14.1Het Notarieel Cliëntenportaal fungeert als een digitale interactieschil rondom uw dossiersysteem Nobilex. Het ondersteunt het volledige administratieve proces aan de voorkant (intakes, Wwft-checks, documentenuitwisseling). Nobilex blijft uw primaire werkomgeving.
14.2Er gelden bij het Notarieel Cliëntenportaal geen beperkingen op het aantal gebruikers (notarissen, medewerkers, cliënten, derden) of het aantal betrokken partijen per dossier. Dit is onbeperkt inbegrepen, net als reguliere platform-updates.
15.1Voordat het portaal live gaat, richten wij dit volledig in naar uw huisstijl. Dit onboardingtraject duurt vier weken en bevat één revisieronde voor de formulieren en een livegang-sessie met uw team.
15.2De eenmalige opstartkosten bestaan uit: (1) Onboarding & implementatie: € 1.950,-, (2) Standaard formulierenpakket (AdaptingLegal): € 950,- voor de 8 standaard notariële diensten, en (3) Kantoorspecifiek maatwerk: altijd op basis van een vooraf opgestelde, aparte offerte.
15.3Alle verplichte Wwft-koppelingen (zoals iDIN, PEP-screening, KVK en BRP) zijn standaard inbegrepen in deze tarieven; er komen achteraf nooit onverwachte kosten voor koppelingen op uw factuur.
U kunt gebruikmaken van twee verschillende exploitatiemodellen en kunt op elk moment tussen deze modellen overstappen:
U betaalt uitsluitend wanneer het portaal zijn waarde heeft bewezen. Het volledige dossiertarief wordt pas in rekening gebracht op het exacte moment dat u het dossier handmatig overdraagt naar Nobilex. De prijs per dossier wordt aan het eind van de maand automatisch berekend op basis van het totale volume overgedragen dossiers in die specifieke kalendermaand:
| Aantal dossiers per maand | Prijs per overgedragen dossier |
|---|---|
| 1 t/m 30 dossiers | € 29,- |
| 31 t/m 75 dossiers | € 22,- |
| 76 t/m 99 dossiers | € 17,- |
| 100+ dossiers | Automatische overgang naar Kantoorlicentie |
Gedifferentieerde toeslagen voor complexe dossiers. Om de variabele kosten van zware externe koppelingen te dekken, gelden de volgende vaste toeslagen op het basistarief:
Als een dossier volledig is gescreend, maar u besluit het te weigeren of de Wwft-beoordeling valt negatief uit, wordt het dossier niet overgedragen naar Nobilex. Omdat er wel externe koppelingkosten zijn gemaakt, brengen wij een gereduceerd screeningstarief in rekening:
Intakes die door de cliënt zelf voortijdig worden afgebroken (vóórdat de identificatie is voltooid) worden nooit gefactureerd.
Verwerkt uw kantoor structureel meer dan 100 dossiers per maand? Dan kunt u kiezen voor een vaste maandelijkse kantoorlicentie voor maximale kostenvoorspelbaarheid. De licentieprijs wordt bepaald op basis van het historisch gemiddelde van de afgelopen drie maanden en wordt jaarlijks herijkt. Geweigerde en negatieve Wwft-dossiers tellen niet mee voor uw licentievolume, maar worden los afgerekend tegen het screeningstarief uit artikel 16.2.
Dit model biedt extra privileges, waaronder een dedicated accountmanager, prioriteitssupport (< 4 uur reactietijd), white-labeling en een verhoogde uptime-garantie van 99,9%.
17.1Het Per-dossier model kent geen vaste contractduur bij instap en is maandelijks opzegbaar. Kiest u vrijwillig voor jaarfacturering vooraf? Dan krijgt u 15% korting op de dossierkosten.
17.2De Kantoorlicentie start met een initiële periode van 12 maanden en is daarna maandelijks opzegbaar met een opzegtermijn van 3 maanden. Kiest u voor een overstap naar de licentie, dan verwerken we reeds betaalde dossierkosten van die lopende maand direct met de eerste licentiefactuur.
17.3Terugvalclausule: als uw overdrachtsvolume bij een kantoorlicentie gedurende drie opeenvolgende kalendermaanden structureel onder de 80% van de ondergrens van uw profiel zakt (< 80 dossiers bij Middelgroot, < 160 bij Groot), past de licentie niet meer bij de geleverde waarde. Het contract schakelt dan per de eerste dag van de volgende maand automatisch terug naar het per-dossier model. Wij laten u dit uiteraard 30 dagen van tevoren schriftelijk weten. Zodra uw volume weer twee maanden op rij boven de drempel uitkomt, kunt u direct weer terug naar de licentie.
18.1Om te zorgen voor een naadloze ‘één-systeem-beleving’, heeft Nobilex het recht om namens Adapting alle portaalkosten (onboarding, dossiers, screeningstarieven en licenties) te factureren via één gecombineerde verzamelfactuur aan uw kantoor. De interne margeverdeling tussen Adapting en Nobilex is hierbij niet zichtbaar.
18.2Wij factureren maandelijks achteraf aan Nobilex. Nobilex zorgt voor de afdracht aan ons binnen 5 werkdagen nadat zij uw betaling heeft ontvangen. Er geldt in alle gevallen een harde, uiterste betalingstermijn voor Nobilex van 30 dagen na onze factuurdatum, ongeacht of u de factuur al aan Nobilex heeft voldaan.
18.3Mocht u het gebruik van het portaal definitief beëindigen, dan blijft al uw dossierhistorie gedurende de wettelijke Wwft-bewaartermijn van vijf (5) jaar gegarandeerd beschikbaar via een beveiligde read-only exportomgeving. U raakt uw gegevens dus nooit kwijt.