De kansen van legal process oursourcing
Technologie kan het werkende leven van juristen héél veel makkelijker maken. Op diverse manieren. Een belangrijke kans ligt in legal process outsourcing (LPO): het uitbesteden van processen, aan een externe partner en/of technologie. Daarin zetten Omnius en Adapting samen mooie stappen.
Uit onderzoek van onafhankelijke Britse toezichthouder Legal Services Board en Solicitors Regulation Authority, de Britse regelgevende instantie voor advocaten, blijkt dat legal professionals onderschatten in hoeverre hun cliënten technologie in de juridische dienstverlening waarderen. Mark van Dorp, CEO van Adapting: “Dat vind ik een interessant inzicht. Zelf zie ik in de praktijk ook dat de perceptie van cliënt en jurist vaak ver uit elkaar ligt. Een rechtshulpzoekende vindt bijvoorbeeld dat technologie juristen benaderbaarder maakt, terwijl juristen zelf denken dat technologie hun dienstverlening onpersoonlijker en daardoor juist mínder toegankelijk maakt. Een enorme mismatch.”
De kansen van technologie
Vanuit de klant denken en de inzet van technologie is helemaal nog niet zo vanzelfsprekend in de juridische sector. Mark: “Dat is jammer, want voor beide ‘kanten’ biedt technologie veel kansen. Rechtshulpzoekenden profiteren ervan, omdat technologie juridische zaken eenvoudiger, sneller en betaalbaarder kan maken. En voor de juridisch professionals biedt het focus, gemak én inhoudelijke uitdaging. Door secundaire processen ‘uit te besteden’ aan partners en/of technologie, houdt de jurist meer tijd over om te besteden aan écht inhoudelijk werk. En kan hij daar mogelijk zelfs méér van doen. Een win-winsituatie. Ik sluit me daarom aan bij het advies in het eerdergenoemde onderzoek: we moeten technologische vooruitgang en innovatie niet laten tegenhouden door verkeerde opvattingen en vooroordelen.”
Innovatie bij Omnius
Ook Henri Niezink, managing director bij Omnius, is enthousiast over de kansen die technologie biedt. Omnius begon ooit als een soort leadgenerator voor advocatenkantoren. En is dat nu, tien jaar later, in belangrijke mate nog steeds. “Maar de laatste jaren hebben we ons dienstenpakket flink uitgebreid én gemoderniseerd, onder meer door software te ontwikkelen voor werving en onboarding van nieuwe zaken. We richten ons hiermee op alle kantoren, maar zien dat vooral de kleinere kantoren er veel baat bij hebben.”
Henri: “De eenpitters en advocaten in kleine kantoren moeten veelal alles zelf doen om een nieuwe klant binnen te halen. Als je dat niet goed inregelt ben je per intake zo 20 tot 30 minuten zoet; tijd die je niet altijd declarabel kan maken.
Voor dit type kantoren zijn de diensten van Omnius en Adapting een uitkomst. Met behulp van slimme techniek wordt gezorgd dat de cliënt je vindt, contact opneemt en dat dit contact wordt opgevolgd op een manier dat je er later in de zaak voordeel van hebt.”
Het uitbesteden van een proces met legal process outsourcing
Omnius ondersteunt aan de voorkant van ieder juridisch traject, bij de acquisitie van nieuwe klanten, triage en intakes. Samen met Adapting ontwikkelde Omnius die processen. “Voorheen waren we vooral bereikbaar namens onze opdrachtgever, de juridisch dienstverlener. Als er dan een potentiële nieuwe klant belde, noteerden we terugbelgegevens en vroegen we de advocaat om contact op te nemen”, vertelt Henri.
Met behulp van beslisbomen en AdaptingLegal – de SaaS-oplossing van Adapting – bracht Omnius verschillende (juridische) processen in kaart. Om vervolgens tijdens werving en onboarding de juiste vragen te kunnen stellen. Want bij een strafrechtelijke zaak moet je een rechtshulpzoekende andere vragen stellen dan bij een arbeidsrechtelijke. Henri: “Nu doorloopt een potentiële klant het eerste deel van het traject online. Óf we vragen direct door als er een potentiële klant belt. Wat is het probleem? Waar heeft iemand ondersteuning bij nodig? Kan de jurist in kwestie die ondersteuning bieden? Kan iemand alvast de documentatie aanleveren die de jurist nodig heeft om de zaak in behandeling te nemen? Wij kunnen – met de hulp van de technologie – direct inschatten of de rechtshulpzoekende bij deze juridisch dienstverlener aan het juiste adres is. Zo ja: dan leveren we een zaak met concrete en volledige informatie over deze nieuwe klant aan, waar de jurist direct mee aan de slag kan. Dat is ook meteen een volledige overdracht, het moment dat Omnius zich terugtrekt.”
Mark: “Deze werkwijze is transparant voor de rechtshulpzoekende; die krijgt sneller helderheid over of hij wel of niet geholpen kan worden en zijn vraag is direct in behandeling. En de jurist besteedt het hele acquisitie-, triage- én onboardingsdeel van een zaak uit aan een derde partij. Zij kunnen zo méér zaken verwerken, omdat ze dankzij alle data die wij aanleveren efficiënter kunnen werken. Puur op de inhoud.”
Drie belangrijke pijlers
Drie zaken staan centraal in het vinden en efficiënt en correct helpen van rechtshulpzoekenden, legt Mark uit. Marketing, technologie en juridische knowhow. “Allereerst zijn de juiste marketinginstrumenten – zoals websites en online advertenties – onmisbaar om rechtshulpzoekenden te vinden en werven. Die kennis is bij Omnius volop in huis. Voor de triage en onboarding zetten we technologie – AdaptingLegal – in, om snel tot de kern van de vraag te komen. Het derde essentiële element is natuurlijk degelijke juridische kennis, om een zaak uiteindelijk op een correcte manier af te handelen. Een manier om processen nóg iets verder te automatiseren, is om AdaptingLegal óók in te zetten voor document assembly. Dan wordt op basis van aangeleverde documentatie alvast een conceptdocument opgemaakt, dat de advocaat kan finetunen of als leidraad kan gebruiken bij het procederen of pleiten.”
Maak kennis
Wil jij als advocaat nog meer tijd vrijmaken voor de inhoud? En ben jij benieuwd naar de kansen die legal process outsourcing voor jouw dagelijkse praktijk kan bieden? Maak dan een afspraak voor een nadere kennismaking.
Met dank aan:
Henri Niezink | Bestuurder/Directie Omnius
Mark van Dorp | CEO Adapting
Copywriter: Inge Gruiters | Swaans Communicatie