Om het werk van de juristen interessanter te maken en vooral om cliënten beter, sneller, transparanter en voordeliger te helpen, experimenteert het Haagse advocatenkantoor Delissen Martens met legal tech. Dat past goed bij het bedrijf, waar innovatie, transparantie en samenwerking centraal staan. Samen met Mark van Dorp, CEO van Adapting, en PaaS-oplossing AdaptingLegal wordt gewerkt aan (proces)automatisering.
“Er komen steeds nieuwe spelers op de markt”, ziet Jeroen Maas, partner bij Delissen Martens en advocaat met bovenmatige interesse en aanleg voor technologie en innovatie. “Dat zijn niet per definitie advocaten, maar bijvoorbeeld (legal) tech-start-ups. Zij concurreren met wat wij doen. Ik denk dat wij ons als juristen moeten afvragen hoe bijzonder het is wat we doen. En of we wel realistische prijzen vragen voor ons werk. Zelf denk ik dat er in de advocatuur véél gestructureerder gewerkt kan worden. Dat heeft zó veel voordelen, voor onszelf én voor onze cliënt.”
In essentie lijken heel veel juridische procedures sterk op elkaar, stelt hij. “Ze volgen in ieder geval veelal dezelfde stappen. Op een gegeven moment begon ik me te storen aan de administratieve rompslomp rondom een juridische procedure. Het sturen van opdrachtbevestigingen en betalingsherinneringen … Het hoort bij ons werk, maar ik wil er zo min mogelijk tijd mee kwijt zijn. Dus ik ben op zoek gegaan naar manieren om processen efficiënter in te richten. Bijvoorbeeld door het gebruiken van bepaalde templates en standaardteksten. Op een gegeven moment vond ik dat niet meer genoeg. Ik wilde met automatisering een grotere efficiencyslag slaan.”
Beginnen met één proces
Gelukkig stuitte Jeroen in 2019 op AdaptingLegal, dé PaaS-oplossing voor smart legal intake, workflow automation en document assembly. Jeroen: “Ik begeleid allerlei soorten aanvragen, maar om te beginnen met automatiseren heb ik – in overleg met Mark – één specifieke procedure uit het migratierecht uitgekozen: het aanvragen van een machtiging tot voorlopig verblijf (mvv) voor een partner, kind, of partner en kind.”
Als je hele specifieke (juridische) processen wilt automatiseren, komt daar wel wat werk bij kijken. “Het is niet simpelweg een kwestie van software installeren en klaar. Je moet zélf je processen in kaart brengen. En nadenken over wat je precies wilt bereiken met een tool. In het geval van AdaptingLegal was de eerste stap het maken van een beslisboom. En dat was ook meteen wel de allermoeilijkste, moet ik zeggen”, blikt Jeroen terug.
De beslisboom en het MVP
Samen met Mark nam hij de volledige klantreis onder de loep. “Aan welke voorwaarden moet iemand voldoen om überhaupt een zaak te mogen starten? Welke stappen doorlopen we met een cliënt? Welke gegevens en documenten moet een cliënt bij ons aanleveren? Welke vragen moeten wij als advocaten stellen? Hoe moeten we die vragen in een online omgeving formuleren, zodat alles hapklaar en duidelijk is? En wat zijn de verschillende mogelijke antwoorden en scenario’s die daaruit volgen? Mark heeft daar veel ervaring in, vooral in de juridische sector, en hij heeft mij daar echt goed mee geholpen.”
“Wat ik fijn vond is dat Mark op een gegeven moment alles gewoon alvast in AdaptingLegal zette”, vertelt Jeroen. “Een beslisboom is een tekening met allerlei vertakkingen, dat is niet voor iedereen makkelijk te bevatten. Die eerste maatwerk-conceptversie in AdaptingLegal – het minimum viable product, of MVP – maakte ons voorwerk visueel en tastbaarder. Zodat ik het ook kon zien en voelen. Ik kon zelf de stappen een keer doorlopen. Dat geeft ook inzicht, bijvoorbeeld in of je geen stapje in het proces vergeten bent. Het hielp mij ook om het project aan de directie uit te leggen.”
Naar de overkant
Eind 2021 ging, na een periode van intensief nadenken, ontwerpen, bouwen en testen, de website mvv-gezinshereniging.nl online. “Op die website staat heel veel – gratis – informatie over migratierecht, gezinshereniging en de regels en procedures voor toelating en verblijf van partners en/of kinderen in Nederland. Via die website kunnen cliënten ook direct een zaak starten. We hebben bewust gekozen voor een aparte url, los van Delissen Martens. Mensen kunnen ons gewoon via Google vinden. En omdat een groot deel van het proces op afstand geregeld kan worden, kunnen we mensen door het hele land helpen.”
Volgens Jeroen wil de cliënt ‘gewoon naar de overkant’. “Iemand schakelt een advocaat in om een bepaald doel te bereiken. Het liefst zo snel en zo eenvoudig mogelijk. In dit geval dus een tijdelijke verblijfsvergunning aanvragen voor een partner en/of kind. En daar helpt de nieuwe website bij. Door direct online enkele vragen te beantwoorden, komen ze te weten of ze überhaupt in aanmerking komen voor deze procedure. En zo ja: dan kunnen ze met één druk op de knop een zaak starten. Dan maken ze een eigen profiel aan in onze eigen beveiligde omgeving van AdaptingLegal, betalen ze direct de factuur en krijgen ze een overzicht van welke documenten ze moeten aanleveren. Die kunnen ze direct uploaden. Heel makkelijk.”
Goedkoper werken, zonder kwaliteitsverlies
Omdat de intake en de eerste stappen van het proces automatisch en digitaal verlopen én het debiteurenrisico door voorafbetaling vervalt, kan Delissen Martens een veel lagere prijs vragen dan concullega’s. Zonder dat het afbreuk doet aan de kwaliteit van de dienstverlening. Voor de cliënt maakt dat de keuze makkelijk. “Op basis van de aangeleverde documenten, kan AdaptingLegal vaak al een conceptbrief aanmaken voor de mvv-aanvraag. Die gebruik ik als basis voor de stukken die ik maak. Vervolgens kan ik die weer uploaden in het persoonlijke account van de cliënt. Uiteindelijk zou ik het gaaf vinden als AdaptingLegal echt als bruggetje gaat werken naar het IND. Dus dat wij de boel direct digitaal kunnen aanleveren en het IND ook via hetzelfde systeem terugkoppeling kan geven over de beoordeling van de aanvraag.”
Laagdrempelig contact
Jeroen is ervan overtuigd dat nog veel meer procedures zich lenen voor automatisering met AdaptingLegal. Het idee is dat door die efficiencyslag het werk van advocaten interessanter wordt. “Ik probeer de ruis van de lijn te halen, zodat we meer tijd overhouden om écht de inhoud in te duiken. En voor klantcontact. Want dat we een deel van ons proces digitaliseren, betekent absoluut niet – liever niet zelfs – dat we als advocatenkantoor een onneembare vesting worden. Iedereen mag mij blijven mailen, bellen of langskomen, als dat fijner is. Graag zelfs. Mensen zeggen weleens: door technologie worden advocaten minder belangrijk. Ik bestrijd dat ten zeerste. Het helpt ons juist om overzicht te bewaren en de cliënt en zijn of haar probleem beter te doorgronden.”
Met dank aan:
Jeroen Maas | Advocaat/Partner Delissen Martens
Mark van Dorp | CEO Adapting
Copywriter: Inge Gruiters | Swaans Communicatie